Poradnik dla organizatorów konferencji

Chciałabyś/chciałbyś zorganizować konferencję? Martwisz się, czy o wszystkim pomyślałaś/pomyślałeś? Czy wszystko będzie idealnie? Nie jesteś sam(a)! Po 5 latach organizowania spotkań meet.js Gdańsk, na które za każdym razem przychodzi ponad 150 osób, po 2 edycjach meet.js Summit Gdańsk, na których pojawiło się łącznie blisko 1000 uczestników i po udziale w nie pamiętam jak wielu konferencjach na całym świecie — chcemy podzielić się naszymi doświadczeniami. Oto poradnik dla organizatorów konferencji.

Autorami wpisu są: Wojciech Urbański, Łukasz Nowacki, Arkadiusz Putko i Michał Miszczyszyn.

Organizowanie konferencji

Organizacja spotkań i konferencji to nie prosta sprawa. Jest mnóstwo szczegółów, o których trzeba pamiętać! Nawet jeśli Ty wszystko zrobisz na 100%, to bardzo wiele zależy od innych — dostawców, usługodawców, sponsorów…

W tym wpisie zebraliśmy podsumowanie naszych doświadczeń z ostatnich 5-lat. Wpis ma charakter maksymalnie praktyczny — ma służyć jako prosta checklista dla organizatorów konferencji. O czym warto pamiętać i co mieć na uwadze, gdy chce się organizować wydarzenia?

Ogólne

  • Potrzebujesz przynajmniej pół roku na organizację dowolnego eventu takiej wielkości.
  • Zastanów się jaki jest cel Twojej konferencji. Stawiasz na networking czy na wiedzę?
  • Zadbaj o to, aby każdy uczestnik konferencji czuł się dobrze.
  • Wprowadź i egzekwuj Code of Conduct. To ważniejsze niż może Ci się wydawać.
  • W Code of Conduct muszą się znaleźć konkretne kroki, które podejmiesz w przypadku jego złamania, oraz czytelny i jasny sposób zgłaszania problemów.
  • Czasem trudno jest dostrzec wszystkie problemy, a najgorsze jest zgodne myślenie grupowe. Jako współorganizatorów dobierz osoby, które się od Ciebie różnią, i które się będą czasem z Tobą nie zgadzać. W ten sposób zlokalizujesz problemy, których normalnie byś nie dostrzegł(a).

Finansowe

  • Operuj tylko kwotami netto. Wszędzie. Zawsze. Niektóre usługi mają inne stawki VAT, więc jeśli operujesz na kwotach brutto, to możesz być stratny.
  • Najlepiej, jeśli wszystkie faktury dla sponsorów wystawisz w tym okresie rozliczeniowym (miesiącu lub kwartale), w którym jest konferencja. Nie zapłacisz wtedy podatku dochodowego, bo wydasz te pieniądze przed kolejnym okresem rozliczeniowym i życie będzie w ten sposób łatwiejsze.
  • W celu potwierdzenia ustaleń, wyślij sponsorom „pro-formy”, czyli takie faktury, które fakturami nie są 🙂
  • Zbierz wcześniej kontakty i oferty od różnych firm: Drukarnie, wideo, fotograf — żeby potem nie być zaskoczonym cenami.
  • Nie obiecuj rzeczy, na które jeszcze nie masz pieniędzy. Przykładowo: Drugi nocleg dla prelegentów, śniadanie czy darmowy alkohol na after party ogłoś dopiero, gdy jesteś pewna/pewien, że Cię na to stać.
  • Strona WWW jest ważna — im wcześniej ruszy tym lepiej — nawet bez bardzo konkretnych informacji.
  • Sponsorów możesz pozyskiwać jeszcze zanim zrobisz cokolwiek innego bazując na sile marki (w moim przypadku — meet.js czy Type of Web).
  • Pierwszą turę biletów możesz sprzedawać jeszcze zanim pojawi się agenda.
  • Zawsze zbierz przynajmniej jedną kontrofertę zanim coś zamówisz. Często dowiesz się nie tylko, że inna firma robi coś taniej, ale podczas rozmów z tymi ludźmi wpadniesz na fajne pomysły i zwyczajnie dowiesz się czego chcesz.
  • Pamiętaj – nigdy nie zaszkodzi zapytać o rabat. Targuj się jak możesz.
  • Gdy czegoś oczekujesz to konkretnie to ustal. Nie ustnie, tylko przynajmniej w mailu, a najlepiej w postaci umowy.
  • Nie ustalaj niczego telefonicznie. Słowa są lotne i szybko zapominane lub przekręcane. Po każdej rozmowie wyślij maila podsumowującego ustalenia.

Printy

  • Identyfikatory
    • Zamów indywidualne z nazwiskami uczestników.
    • Zapytaj o termin wydruku. Najczęściej przynajmniej na tydzień przed konferencją musisz dostarczyć drukarni listę uczestników.
    • Nie zapomnij o identyfikatorach dla prelegentów, pomocników, organizatorów + zamów przynajmniej kilkadziesiąt „blanków”
    • Agenda na drugiej stronie powinna być do góry nogami, aby było łatwiej ją przeczytać
    • Dopytaj czy identyfikatory będą już włożone w koszulki. To sporo pracy i zaplanuj to.
  • Smycze
    • Zamów więcej, aby można było bez stresu rozdawać ludziom
  • Torby i koszulki
    • Torby są fajne, bo można do nich zapakować ulotki i gadżety od sponsorów. To naprawdę świetne rozwiązanie.
    • Nikt nie nosi koszulek, ale z drugiej strony to miły i niedrogi dodatek — warto rozważyć
    • Jeśli zamawiasz t-shirty to pamiętaj o możliwości wyboru rozmiaru i kroju.

Venue

  • Sprawdź czy jest tam technika (ekran, dźwięk itp.)
  • Czy jest ktoś do obsługi audio/wideo, czy po prostu dostajesz rzutnik i głośnik?
  • Sprawdź czy można puszczać prezentacje z HDMI.
  • Sprawdź jaki format i rozdzielczość — 4:3/16:9, 800×600 czy może HD itp. Poinformuj o tym prelegentów!
  • Sprawdź ile osób się naprawdę mieści (przykładowo sala ma 417 miejsc na papierze, ale 2 miejsca dla niepełnosprawnych i 24 dla obsługi technicznej (!) co zostawia dla nas tylko 391).
  • Musi być miejsce na kawę i lunch; ustal dokładnie gdzie; 400 osób to nie jest mało.
  • Ustal DOKŁADNIE ile miejsca będzie na sponsorów; Dzisiaj masz 10 sponsorów, ale czy zmieści się 11? A 12? A 13? Planuj tak, aby się zmieścili.
  • Przygotuj planszę, która będzie wyświetlana na rzutniku w przerwach pomiędzy prezentacjami. Mogą tam być logo sponsorów.
  • Przygotuj mapkę z wymiarami dla sponsorów
  • Dobrze przemyśl ile osób potrzeba do pomocy przy ogarnięciu wszystkiego. Przynajmniej:
    • 3 do rejestracji
    • 2 na salę
    • 1 do opieki nad prelegentami
    • 1 do opieki nad sponsorami

Sponsorzy

  • Przygotuj pakiety; proponowane:
    • główny
    • afterparty
    • lepszy ze stoiskiem
    • tani bez stoiska
  • Jak najdokładniej opisz co wchodzi w skład pakietów.
  • Zmierz, policz, narysuj i opisz dokładnie ile mają miejsca i jakie są wymiary ich stanowisk tak, aby nie było niedomówień.
  • Po każdej rozmowie telefonicznej napisz maila z podsumowaniem i wyślij — jak już wspomniałem.
  • Nie odpowiadaj nigdy na pytanie „Czy się zmieści stoisko?” bez poznania jego wymiarów 😉 To się wydaje oczywiste, ale w praktyce jedno rzucone „na pewno się zmieści” przez telefon może potem spowodować sporo problemów.
  • Twórz i rozbudowuj listę kontaktów do sponsorów, którą będzie można wykorzystać w przyszłości.
  • Zapytaj prelegentów, czy firmy, w których pracują, nie zechcą sponsorować wydarzenia.
  • Pamiętaj o miejscach parkingowych (bezpłatnych!) dla sponsorów.
  • Wydrukuj (albo zamów w drukarni) kartki z drogowskazami: audytorium, szatnia, lunch, toaleta itd…

Catering

  • Jeśli chcesz zapewnić uczestnikom catering, weź pod uwagę, że w danym venue z reguły jedna firma ma monopol na takie usługi. Aby uniknąć niespodzianek, dowiedz się jak wygląda sytuacja jeszcze przed podpisaniem umowy.
  • Jeśli nie chcesz korzystać z usług cateringowych na miejscu, możesz zorganizować lunch np. w formie food trucków przed venue, czy w restauracji po drugiej stronie ulicy.
  • Jeśli możesz, zapewnij przerwę kawową lub śniadanie jeszcze przed pierwszą prezentacją.
  • Nawet jeśli nie zapewnisz uczestnikom darmowych przerw kawowych czy posiłków, upewnij się, że na miejscu jest sklepik, kawiarnia, czy restauracja.
  • Negocjując ceny proś o różne warianty – np. przerwa kawowa jest często wyceniana jako uzupełniana „na okrągło”. Jeśli poprosisz o wycenę przerw tylko w trakcie przerw między prezentacjami możesz być miło zaskoczona/y.

After party

  • Policz jaki masz na to budżet.
  • Darmowe jedzenie i alkohol są miłe, ale wcale nie są wymagane 🙂
  • Spróbuj jak najdokładniej policzyć ile osób się pojawi (do tej pory przychodziła ¼ – ⅓ uczestników).
  • Miejsce musi być blisko venue konferencji. Co to znaczy blisko? Najlepiej tak, aby dało się tam dojść piechotą.
  • Czy mają muzykę?
  • Czy mają inne atrakcje?
  • Czy miejsce jest na wyłączność?
  • Ile potrzebujesz jedzenia?
  • Czy można mieć limit na napoje, po przekroczeniu którego uczestnicy sami płacą?
  • Poproś o przygotowanie przynajmniej dwóch ofert — „na bogato” i „na biedno”.

Prelegenci

  • Call For Papers? Jeśli tak, to sporo wcześniej.
  • Zadbaj o maksymalnie obiektywny proces wyboru. Osoby, które wybierają prezentacje z CFP nie powinny mieć wglądu w imię/nazwisko ani zdjęcie prelegenta.
  • Zachęcaj do udziału osoby bez żadnego doświadczenia. Bardzo często przygotowują one najlepsze prezentacje!
  • Jeśli robisz Call For Papers, to raczej nie zapraszaj „gwiazd”. To odstrasza początkujących.
  • Rozważ poświęcenie pewnego czasu na tzw. lightning talki i zachęcaj początkujących do udziału. To często najciekawsza treść na konferencjach.
  • Poproś prelegentów o przesłanie slajdów kilka dni przed konferencją — w celu upewnienia się, że wszyscy są przygotowani.
  • Sprawdź czy slajdy nie zawierają mowy nienawiści. To nie żart! Na jednej z konferencji pewien prelegent umieścił na slajdzie swastykę, a na innej cała prelekcja polegała na nabijaniu się ze stereotypów o programistach i programistkach. Chcesz tego uniknąć.
  • Czy organizujesz kolację dla prelegentów? Jeśli tak, to gdzie, kiedy i za ile?

Sprzedaż biletów

  • W Polsce nia ma dobrego systemu do sprzedaży biletów. Ten wiodący ma mnóstwo bugów, a ich obsługa techniczna jest po prostu okropna. Musisz to przeżyć, albo próbować z innymi pośrednikami.
  • Wiodący polski pośrednik sprzedaży biletów jest o tyle wygodny, że obsługuje wszystkie polskie sposoby płatności, a do tego nie trzeba się samemu bawić w jakieś szczególne formalności.
  • Jeśli rozważasz alternatywne systemy, to weź pod uwagę polskie systemy płatności. Ponad 40% polskich uczestników płaci przy pomocy mTransfer!
  • Aktywacja konta u pośredników płatności (szybkich przelewów) może zająć… bardzo dużo czasu. Najlepiej tego uniknąć. Będziesz musiał(a) przygotować umowy, regulaminy, politykę prywatności i niewiadomo co jeszcze. To wymaga sporo cierpliwości.
  • Pamiętaj, że ostatecznie na Twoje konto trafi cena biletu minus 3% różnych prowizji.

Inne

  • Kup przedłużacze, taśmy klejące, markery, długopisy. Weź ze sobą trochę papieru.
  • Przyjdź na miejsce konferencji wcześniej i wszystkiego dopilnuj :).

Poradnik dla organizatorów konferencji

Głównym celem tego wpisu jest pomoc osobom chcącym zorganizować duże wydarzenie. Jednak, jak widzisz, organizacja konferencji to zdecydowanie nie jest bułka z masłem. Mamy nadzieję, że ten wpis uświadomił Ci również na co się porywasz i pokazał jak bardzo czasochłonne i skomplikowane jest organizowanie czegoś na większą skalę.

Zorganizowanie konferencji na poziomie to zdecydowanie ogromne wyzwanie, a nawet z pozoru najmniejszy błąd może zaważyć na Twojej reputacji. Jednocześnie jest to też ogromna adrenalina i satysfakcja gdy wszystko idzie po Twojej myśli.

Mimo, że powyższa lista jest tak obszerna, to w żadnym wypadku nie jest kompletna. Zupełnie pominęliśmy tu choćby kwestię promocji wydarzenia.

Zachęcamy do komentowania! Jeśli chcesz podzielić się swoimi uwagami, albo masz cokolwiek do dodania — koniecznie napisz o tym w komentarzu.