Call For Proposals na meet.js Summit 2018

meet.js Summit 2018 już za nami. Łącznie wystąpiło 11 prelegentów i prelegentek. Jak dokładnie wyglądał proces ich wyboru? Jak starać się, aby Call For Papers było obiektywne? O poprawie procesów organizacji konferencji.

meet.js Summit 2018

Na wstępnie muszę to powiedzieć: Wydarzenie było, przynajmniej z mojej perspektywy, dużym sukcesem organizacyjnym 🙂 Brawo Poznań! Brawo my. Przy okazji możesz zechcieć poczytać jak wyglądał Summit w roku 2017:

meet.js Summit 2017 za kulisami

Kilka liczb:

  • 9 godzin
  • 12 prezentacji
  • ponad 500 osób
  • bilety po 64zł i 150zł
  • blisko 30000zł na cele charytatywne

Tak można by krótko podsumować meet.js Summit 2018 Poznań 🙂

Call For Proposals

W tym roku postanowiliśmy mocno zmienić sposób, w jaki wybierane były prezentacje na meet.js Summit. Dotychczas, organizatorzy i organizatorki konferencji dobierali tematy wystąpień całkowicie arbitralnie. Często była jakaś forma głosowania, punktacji, ale bez, na przykład, anonimizacji danych, czy szczególnych starań o zasięgi.

Tegoroczne wydarzenie różni się tym, że proces wystąpień wyboru został ustrukturyzowany.

Po pierwsze zasięg

meet.js cieszy się taką popularnością i jest na tyle silną marką, że aż mogłoby się wydawać, że niepotrzebne są żadne dodatkowe działania by wypromować Call For Proposals. To jednak błędne myślenie.

Co jest i zawsze było celem meet.js Summit? Budowanie społeczności, otwieranie się na nowe osoby, zachęcanie coraz większego grona ludzi do aktywnego udziału. Z tego powodu poleganie na obecnej społeczności, obecnych zasięgach naszych postów i tweetów sprawiłoby, że informacje o konferencji bardzo powoli (lub wcale) docierałyby do osób poza tą społecznością. Chcieliśmy to zmienić.

Nowe grupy

Docieranie do nowych grup często nie jest łatwe. Mniejsze społeczności nie chcą dołączać do duży forów i nie pojawiają się na najpopularniejszych meetupach o ile się nie wyjdzie do nich z bezpośrednim zaproszeniem. Jest to zachowanie naturalne, zakorzenione chyba bardzo głęboko w ludzkiej naturze. Taki problem obserwowaliśmy chociażby w przypadku próby dosięgnięcia naszymi meetupami i konferencją grupy juniorów albo osób przebranżawiających się.

Jaki feedback otrzymałem gdy zapraszałem nowe osoby do wystąpienia choćby na meet.js Gdańsk?

  • Często występują te same osoby, wszyscy się dobrze znacie, to mnie odstrasza
  • Ja jestem początkująca/początkujący, a na tym meet.js to wszyscy są seniorami bądź seniorkami, nie czuję się z tym dobrze
  • Nie chcę wypaść na głupiego/głupią prezentując banalny temat przed doświadczonymi osobami

Zauważcie to błędne koło, z którym się zmagamy: Nowe osoby nie chcą przychodzić na meetup, bo treści są zbyt zaawansowane. Treści są zaawansowane bo wiele osób boi się wystąpić z prostym tematem przed grupą seniorów. A skoro nowe osoby nie przychodzą, to rzadko pojawiają się nowe twarze — co jeszcze bardziej odstrasza!

Rozwiązanie

W Gdańsku wprowadziliśmy jedną małą zmianę: Od kilku spotkań przynajmniej jedna prezentacja przeznaczona jest typowo dla juniorów. Dodatkowo, poprosiliśmy zaprzyjaźnionych trenerów i trenerki ze szkół programowania, aby bezpośrednio zapraszali swoich uczniów i uczennice na meet.js, nawet jeśli nigdy nie pracowali w IT i dopiero zaczynają kurs. I to podziałało!

CFP meet.js Summit

Czerpaliśmy z powyższej lekcji. Kroki jakie podjęliśmy w tym roku:

  • Promocja konferencji odbywała się wieloma kanałami, na wielu grupach na Facebooku i z kilku kont na Twitterze
  • Wprowadziliśmy i egzekwujemy Code of Conduct spójnie na wszystkich spotkaniach meet.js w całym kraju
  • Cały proces CFP został zanonimizowany
  • Treść wszelkiej komunikacji była jak najbardziej inkluzywna — kierowana wprost do różnych grup, z zaproszeniem dla juniorów, z pogrubieniem faktu, że zgłoszenia oraz wybór są anonimowe
  • Usunęliśmy wszelkie jawne odniesienia do „seniorstwa” z CFP: bez wymogów odnośnie poziomu, a także wprost napisaliśmy, że zależy nam również na prezentacjach dla juniorów

Szczegóły anonimowego CFP

Jak dokładnie wyglądała anonimizacja CFP i wybór prezentacji? Po zamknięciu zgłoszeń, przejrzałem i zmodyfikowałem opisy wszystkich prezentacji. Usunięte zostały odwołania do nazw konkretnych firm, a także inne detale, które mogłyby identyfikować daną osobę (np. rodzaj używanych czasowników).

Tak przygotowana lista zawierająca wyłącznie temat, opis oraz elevator pitch, została przekazana Jury do głosowania. W skład Jury weszły 4 osoby: 3 mężczyzn i 1 kobieta, z różnych miast. Każda osoba w jury oceniła każdą prezentację w zadanej skali. Następnie wyniki zostały znormalizowane i uśrednione, a prezentacje posortowane po wyniku i jeszcze raz zweryfikowane (na wypadek gdyby przypadkiem ktoś został wybrany dwukrotnie). To tyle.

Ciekawostki

W CFP poprosiliśmy jeszcze kandydatów o ocenę czy ich zdaniem prezentacja jest skierowana do juniorów, midów czy seniorów. Pośród wybranych tematów aż 1/3 była z kategorii „junior” a niemal 2/3 z „mid”. Autor ani autorka żadnej z wygłoszonych prezentacji nie ocenił jej jako skierowanej dla seniorów. Jednak w naszej ocenie tak naprawdę wiele wystąpień było zdecydowanie na poziomie seniorskim.

Płynie z tego kolejny wniosek: kandydaci i kandydatki w CFP mają tendencję do zaniżania swoich kompetencji i swojego poziomu. Dlatego, moim zdaniem, tak ważne jest, aby zachęcać wszystkich do zgłaszania „juniorskich” tematów. Bardzo często wśród takich są prawdziwe perełki, a tylko błędnie (skromnie?) opisywane przez autorów i autorki.

Przykład? Zgłoszone zostały 3 tematy z kategorii Machine Learning. Wszystkie z nich były stosunkowo (szczególnie jak na bardzo ogólną konferencję JS-ową!) po prostu trudne. Żaden nie zaklasyfikowany przez autorów/autorki jako „senior” 🙂

Wyniki

Wyniki CFP można zobaczyć na stronie Summita w agendzie. Podsumowując, wybrane zostało 12 prezentacji, w tym:

  • 9 mężczyzn
  • 3 kobiety
  • 4 prezentacje zaklasyfikowane przez autorów i autorki na poziomie „junior”
  • 7 na poziomie „mid”
  • 1 na poziomie „dla każdego”

Widzimy tutaj pewną zależność (choć może być to tylko zbieg okoliczności): zredagowanie treści, anonimizacja CFP, a także nasze (skromne) działania promocyjne bardzo pozytywnie wpłynęły na różnorodność prelegentów i prelegentek.

Czekam na kolejny rok 🙂