Praca zdalna: Lista 20 przydatnych narzędzi

Jakie narzędzia sprawiają, że praca zdalna z domu staje się prostsza? Ostatnie zagrożenie epidemiologiczne, z którym przychodzi nam się mierzyć sprawiło, że pracodawcy szukało rozwiązań pozwalających na omijanie do biura, w związku z czym pracownicy i pracowniczki wielu firm przeszli w tryb Home Office. Jednak, dla niektórych praca zdalna jest zupełnie nową sytuacją – nie mają dostosowanych do tego procesów, ani nie znają potrzebnych narzędzi! Ruszam więc na pomoc.

Praca zdalna: zalety i wady

Pracuję zdalnie od 4 lat. Głównie z domu, ale czasem z kawiarni, z zagranicy, albo w podróży. O zaletach takiego trybu życia pisałem nie raz w różnych miejscach, więc zachęcam Cię do przeczytania artykułu, w którym podsumowuję i obalam popularne mitów na temat pracy zdalnej.

Wyzwania, z którymi ścieramy się w czasie pracy z domu to głównie komunikacja z innymi osobami w firmie oraz planowanie pracy. Codziennie korzystam z wielu różnych aplikacji, które pomagają te problemy rozwiązywać. Oto lista 20 narzędzi użytecznych przy pracy zdalnej.

Slack

Slack to absolutny must-have dla większości firm. Jest to komunikator tekstowy z opcją rozmów głosowych i wideo, a także możliwością udostępniania plików.

(Film ze strony slack.com)

Slack po angielsku oznacza „leniuchować”, ale sama aplikacja jest totalnym zaprzeczeniem tego słowa. Prawdopodobnie największą zaletą Slacka i tym, co podbija produktywność do maksimum, są liczne integracje z zewnętrznymi serwisami: Google Drive, Gmail, Zoom, GitHub, Salesforce, Jira i wiele, wiele innych. Lista wtyczek do Slacka jest naprawdę długa!

Na Slacku tworzymy kanały tematyczne (np. #marketing, #sprzedaż, #memy), do których może dołączyć każdy, a także prywatne konwersacje 1:1 lub w grupach. Od niedawna Slack ma fantastyczną opcję: Pozwala na tworzenie shared channels, czyli kanałów spółdzielonych pomiędzy wieloma firmami! Wyobraź sobie, że Twój dział współpracuje nad jakimś projektem z zewnętrzną firmą designerów i designerek. Możesz stworzyć dzielony kanał, do którego będą mieli dostęp zarówno graficy, jak i Twoi ludzie. To bardzo ułatwia komunikację!

Jeśli Slack Ci się podoba, ale coś Ci w nim nie odpowiada, to rzuć okiem tutaj: Lista alternatyw do Slacka. Znajdziesz tam, między innymi: Discord, Microsoft Teams, Mattermost, czy Rocket.Chat.

Zoom

Zoom to aplikacja pozwalająca na prowadzenie rozmów wideo, wideokonferencji, a także webinarów. O ile do małych spotkań używam Slacka, tak do większych telekonferencji Zoom jest nieodzowny. Pozwala na połączenie i rozmowę aż do 100 osób na raz nawet w darmowej wersji, a płatna subskrypcja daje możliwość zwiększenia tego limitu aż do 500! Ale to nie koniec, bo jeśli chodzi o webinary, to możemy wykupić opcję aż do 10000 oglądających, dzięki czemu z powodzeniem możesz przeprowadzić nawet największą prezentację wszystkim osobom pracującym zdalnie z domu.

Screenshot przedstawiający wideokonferencję Zoom, w której udział bierze 49 osób
Wideokonferencja Zoom, w której udział bierze 49 osób. (Zdjęcie pochodzi ze strony zoom.us)

Oprócz tego, Zoom integruje się również ze sprzętem do telekonferencji, który posiadają niektóre korporacje (H.323 i SIP) i z powodzeniem może posłużyć do przeprowadzenia nawet dużego spotkania całkowicie online. Ponadto, pozwala na prowadzenie prezentacji i udostępnianie ekranu komputera, a także na połączenie z telefonu, a jeśli tego potrzebujesz, możliwe jest także oddanie komuś kontroli nad swoim komputerem przez Zoom – na przykład komuś z działu IT w pracy.

Popularną alternatywą jest znany Google Hangouts, który pozwala na stworzenie wideokonferencji dosłownie jednym kliknięciem każdemu, kto posiada Gmaila.

Miro Board: Zdalna praca nad projektami

Miro Board całkowicie zastępuje whiteboard, na którym w wielu firmach pisze się markerami albo przypina magnesy. Aplikacja pozwala na tworzenie nieskończenie dużych powierzchni, na których można pisać, dodawać zdjęcia, a także rysunki.

(Film ze strony miro.com)

Co istotne, w Miro Board edytować równocześnie wiele osób! Dzięki temu praca zdalna staje się łatwa i przyjemna. Będziemy widzieć ich kursory i będziemy mogli śledzić zmiany, które wprowadzają na żywo. Regularnie używam tego narzędzia i muszę przyznać, że jest niesamowite.

Alternatywy to AWW App, albo MURAL.co.

Google Drive

Google Drive to najprostszy możliwy wybór jeśli chodzi o współdzielenie plików pomiędzy wieloma osobami. Drive to dysk online, na którym możemy wrzucać dowolne pliki, a także udostępniać poszczególnym ludziom lub całej firmie (na podstawie domeny maila).

Screenshot przedstawiający Google Drive
Google Drive

Ale Drive to także zestaw narzędzi: Docs, Spreadsheets i Slides, czyli edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny i aplikacja do przygotowywania prezentacji. Co istotne, wszystkie działają w przeglądarce, online, automatycznie zapisują dane w chmurze i pozwalają na ich szybkie udostępnienie, dzięki czemu są idealne do pracy zdalnej z domu. Dodatkowo, nad tym samym dokumentem może pracować wiele osób na raz, a my będziemy widzieć ich kursor i zmiany na bieżąco. Aktualnie wszystkie dokumenty tworzę na Google Drive: Rozliczenia, umowy, oferty, prezentacje…

Alternatywy dokumentów to między innymi Microsoft Office 365, iCloud.com, albo Zoho.
Jeśli chodzi o dysk, to mamy do wyboru Dropbox, OneDrive, Box.com i inne.

Trello lub Jira

Trello to darmowe narzędzie do zarządzania zadaniami. Tworzymy tablicę, a na niej kolumny, do których możemy dodawać „karteczki” z zadaniami. Można w nich umieszczać sformatowany tekst, pliki, czy linki. Przydaje się też przypisywanie zadań konkretnym osobom, bo tak stworzoną tablicę możemy, oczywiście, udostępnić wielu ludziom, a nawet całkowicie otworzyć i upublicznić!

Screenshot przedstawiający Trello.com
Przykładowa tablica na Trello (Zdjęcie pochodzi ze strony trello.com)

Korzystam z Trello do większości moich projektów i nie widzę lepszej, prostszej alternatywy.

Jira natomiast to kombajn do do zarządzania projektami w duchu Agile. Ma wszystko, od tworzenia zespołów i grup, przez zgłaszanie błędów i planowanie zadań, aż po rozbudowane statystyki, wykresy i raporty z pracy każdej osób. Jest świetnym narzędziem, które umożliwia śledzenie postępów każdej osoby w zespole. Praca zdalna jest łatwiejsza, niż w biurze 🙂

Screenshot przedstawiający Jira.com
Przykładowa tablica w Jira. (Zdjęcie pochodzi z jira.com)

Do 10 użytkowników jest darmowa i polecam ją każdemu, kto potrzebuje zaawansowanego wdrożenia pracy w trybie Agile z możliwością skonfigurowania wszystkich szczegółów.

Co ciekawe, Trello zostało jakiś czas temu zakupione przez firmę, która stworzyła Jirę.

Alternatywy to YouTrack, Asana, czy PivotalTracker.

Calendly: Zdalne planowanie spotkań

Planowanie spotkań i znalezienie wolnego czasu dla wszystkich może być niezwykle trudne. Calendly to narzędzie, które sprawi, że zapomnisz o tym problemie 🙂 Jak to działa? To proste! Podłączasz Calendly do swojego kalendarza (wspierane są Google, Outlook, Office 365 oraz iCloud) i od tego momentu możesz oddać planowanie swojego czasu w ręce Calendly.

Screenshot przedstawiający Calendly.com
Umawianie spotkania przez Calendly. (Zdjęcie pochodzi ze strony Calendly.com)

Aplikacja daje Ci możliwość wygenerowania linka, pod którym na bieżąco bedą widoczne Twoje wolne terminy, a inne osoby będą mogły zarezerwować czas na spotkanie z Tobą. Co ważne, Calendly bierze pod uwagę takie niuanse, jak dzienny limit spotkań (no bo ile można siedzieć na callu, no nie?), przerwy pomiędzy nimi, konwersję stref czasowych (ile razy zdarzyło mi się powiedzieć „zdzwońmy się o 14” do osób z USA), oraz wiele innych… Integruje się też z wieloma narzędziami i jest niezwykle pomocne przy pracy zdalnej.

Alternatywą jest polskie Appointly.

VSCode Live Share

Teraz coś specjalnie dla programistów i programistek: Visual Studio Code Live Share to wtyczka do edytora VSCode pozwalająca na wspólną pracę zdalną!

Animacja przedstawiająca pracę dwóch osób dzięki VSCode Live Share
Animacja przedstawiająca pracę dwóch osób dzięki VSCode Live Share. (Plik pochodzi ze strony microsoft.com)

Dodatek do Visual Studio Code daje możliwość jednoczesnej pracy nad kodem wielu osobom, co jest niezwykle przydatne chociażby przy pair programming. Współdzielić można pliki, terminal, lokalny serwer, a nawet sesje debuggera!

Gdzie tu przewaga nad Zoom, który pozwala na przejęcie kontroli nad cudzym komputerem? Otóż przy użyciu tej wtyczki wiele osób może pracować razem, a każda z nich będzie używać swoich lokalnych ustawień edytora: np. kolorów i skrótów klawiszowych!

Podsumowanie

Opisałem tylko kilka najważniejszych narzędzi, z których korzystam niemal codziennie i nie wyobrażam sobie, jak miałaby wyglądać praca zdalna bez nich. A Ty, czego używasz w swoim home office? Jest coś, co pominąłem? Napisz w komentarzu! 👇

Jeśli natomiast nie masz jeszcze pracy zdalnej, ale idea Ci się podoba, to znajdź pracę zdalną z tymi serwisami.

Nie wysyłamy spamu, tylko wartościowe informacje. W każdej chwili możesz się wypisać klikając „wypisz się” w stopce maila.